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项目管理部推出《项目组早晚例会管理办法》
发布时间:2018-5-25 18:04:00

      自从2017年以来,公司业务飞速发展,市场不断传来喜讯,在智慧矿山领域更是与多家大型矿企达成合作关系,公司上下全力以赴为实现团队三五规划目标奋力拼搏。与此同时,如何有效提升公司管理水平,打造一支高效的项目管理团队就成为现阶段公司急需面对和解决的问题。 

      “公司部门管理自查”“管理中的七大浪费”“禅道管理系统的应用”等多个提升管理水平,打造高效管理团队的活动与学习在公司陆续开展。5月25日,项目管理部又推出一项例会管理制度《项目组早晚例会管理办法》,以此来提升公司项目管理水平。

        制度中提到:


开会 + 不落实 = 

布置工作 + 不检查 = 

抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实


      项目管理部用简练的语言说明了一个问题,开会是要达到管理目的,而不是为了开会而开会。制度中还要求“项目组对会议必须做到高效开会和结论落实与跟踪。”可见项目管理部落实制度的决心。

      制度中对早例会、晚例会的会议形式做了规定,对例会的记录和跟踪也做了详细说明,形成了相关的责任考核办法。

      制度中提到,早例会任务布置原则不允许跨天,如果是跨天任务不得超过2天,并必须明确当天任务完成的程度和标准;同时要求将任务写到禅道项目管理系统的任务描述中;任务原则上不允许为多人,如果是多人任务,则必须明确主责任人和配合人,以及主责任人的完成标准和配合人的完成标准;任务需要与执行人进行确认是否能够完成;

      制度中提到,晚例会是总结成果和问题:今日任务是否完成?进度如何?成果物是否达到布置时的标准?任务进行过程中有没有遇到什么问题?任务为什么没有完成或延迟?原因是什么?今天是否有临时任务?内容是什么?占用了多长时间?成果物情况?谁安排的?并由组内成员轮流做《早晚例会会议记录》;

      在检查方面,制度要求检查实际成果物、禅道任务描述、晚例会汇报三者是否一致。

      《项目组早晚例会管理办法》制度的实施,进一步完善了公司项目管理细节,提升了公司项目管理水平,是公司提高管理效率,打造高标准管理团队的一项重要举措。

      “管理”两个字说起来很简单,但做到真难。关于如何开会、开好会、开有效的会,有一个“会议庭院原则”值得我们一起学习借荐。

      “会议庭院原则”记住一个英语单词,PATIO,这个英语单词的中文意思是“庭院”。这个单词的每一个首字母代表会议的一个原则。

目的(Purpose)

议程(Agenda)

时间(Time)

信息(Information)

结果(Outcomes)

    1、会议的目的(Purpose)。会议一定要有目的,而且这个目的应该具体。有没有想过,例会的目的是什么?通过跟进、细化、发现问题,改进,推进周度、月度、年度目标的实现。总之,目的应该非常明确,不是为了开会而开会,是为了达成目标解决实际问题。

    2、议程(Agenda)。会议都有一个议程,例会的议程相对固定,可以提高效率。可以来个三段论:(1)行动计划目标的完成情况;(2)过程中好的方面及存在的问题,需要改进的地方;(3)新的行动计划和目标、责任人。

    3、时间(Time)。时间相对固定下来,在明确的议程和能达到目的前提下,要求严格控制时间。可以在开会之前商定具体完成时间,以便会议的高效。

    4、信息(Information)。其实就是会议的内容。会议内容应强化目标导向性,聚焦在行动计划、目标和完成情况上。读自己的流水账,把日常工作都说了出来,这大大地浪费了时间。

    5、结果(Outcomes)。会议要有结果,并不仅仅指记录员写的会议纪要,而是指会议上制定的行动计划如何落实,目标和评价标准是什么?责任人是谁?资源保障是什么?总之是为了落地。发现问题,为下一步的改进提供基础。

        这五条原则,其中蕴含着PDCA的管理闭环过程,如果都做到了,就会使各项工作不断得到改进和提升。

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